مراحل غرفه‌سازی
پروسه غرفه‌سازی نمایشگاه دارای مراحل اولیه و نهایی است که از سمت مشتری و غرفه ساز انجام می‌گردد. غرفه‌سازی و ساخت غرفه در نمایشگاه همیشه توسط شرکت غرفه‌ساز انجام می‌گیرد زیرا مطابق با قانون نمایشگاه‌ها ساخت و ساز تجهیز غرفه باید توسط شرکت غرفه‌ساز دارای گرید نمایشگاهی و مجوز می‌باشد. ساخت غرفه استانداردهای ویژه دارد و در هر نمایشگاه این استاندارد مطابق به نوع و محل برگزاری متغیر است و تنها شرکت‌های غرفه‌ساز از جزئیات آن اطلاع دارند. از اینرو غرفه‌داران برای داشتن غرفه موردنظر خود باید از سمت شرکت غرفه‌سازی اقدام نمایند.
شروع
در ابتدای مراحل غرفه‌سازی باید توسط شرکت غرفه ساز استعلام برای دریافت پلان غرفه‌ها انجام شود، نمایشگاه‌های مختلف در وبسایت خود و شرکت برگزار کننده پلان غرفه‌های موجود را برای دسترس قرار می‌دهند. مشتری پس از انتخاب محل و متراژ غرفه خود، فرم سفارش طراحی و ساخت غرفه را توسط غرفه‌ساز دریافت می‌نماید. این فرم یک ارزیابی کلی از نیازهای مشتری را برای غرفه ساز مشخص می‌کند. توسط این اطلاعات تحلیل و ارزابی از هزینه‌ها و نیازها مشخص و به مشتری اعلام می‌گردد.
شرکت غرفه‌ساز
پس از تایید مشتری، طرح اولیه غرفه توسط طراح و با در نظرگرفتن استانداردها و قوانین ویژه آن نمایشگاه انجام می‌گردد. مشتری پس از اعلام تغییرات در طرح (در صورت وجود اشکال یا تداخل با برنامه‌ریزی شرکت)، طرح نهایی طراحی می‌گردد و پس از تایید نهایی به تیم ساخت و تجهیز غرفه ارجاع داده می‌شود.
وظایف غرفه ساز
شرکت غرفه ساز موظف است در مدت دو سه روزه قبل از افتتاح نمایشگاه، غرفه نمایشگاهی را ساخته و به مشتری تحویل دهد. تمامی مراحل طراحی، ساخت، غرفه آرایی و تجهیزغرفه توسط غرفه‌ساز صورت می‌پذیرد. همچنین شرکت‌های غرفه‌ساز نماینده تبلیغات نمایشگاه نیز هستند از اینرو جهت درخواست تبلیغات مانند تبلیغات محیطی، رادیویی و بنری به آن‌ها مراجعه نمائید.
پشتیبانی محصول در روزهای برگزاری نمایشگاه نیز بر عهده غرفه ساز است و در صورت خرابی‌های مختلف و یا کمبود وسایل و تجهیزات با شرکت غرفه سازی هماهنگ شود تا ایرادات و کاستی‌ها مرتفع گردد. هر چند ارائه خدمات پشتیبانی بدلیل محدودیت‌های نمایشگاه زمان‌بر است، اما باید سعی شود تا تمام نیازها در طول برگزاری قبل از پایان مراحل غرفه‌سازی، پیش بینی گردند.
پس طبق توضیحات بالا، مراحل غرفه‌سازی به ترتیب زیر می‌باشد:
– ارزیابی و تحقیقات اولیه مشتری و اطمینان از انتخاب نمایشگاه درست
– برنامه‌ریزی اولیه و تعیین سقف بودجه
– دریافت پلان نمایشگاه و ثبت نام اولیه غرفه
– ایجاد درخواست ارزیابی و ساخت غرفه به شرکت غرفه ساز
– دریافت مشاوره و راه‌کارهای حضور قوی در نمایشگاه
– طراحی اولیه غرفه
– تایید و یا اصلاح طرح و صدور تاییدیه نهایی برای ساخت
– ساخت سازه نمایشگاهی
– تجهیز و انجام غرفه‌آرایی مطابق با نیاز و اهداف مشتری
– تحویل نهایی غرفه قبل از اتمام زمان ساخت و ساز نمایشگاه
– افتتاح نمایشگاه و رونمایی از غرفه ساخته شده
تهیه و تالیف : نگاه سبز آگرین