مراحل ثبت نام:
۱- پیش ثبت نام:
دستور العمل ثبت اطلاعات اولیه جهت اعلام آمادگی متقاضیان محترم به منظور حضور در نمایشگاه
متقاضی محترم نسبت به تکمیل فرم ثبت نام اولیه جهت حضور در نمایشگاه در سامانه ثبت نام الکترونیکی بیست و سومین نمایشگاه بین المللی نفت ، گاز، پالایش و پتروشیمی اقدام و متراژ مورد نیاز خود را اعلام فرمایید. ستاد برگزاری پس از دریافت درخواست متقاضیان براساس الویت زمان ارسال فرم مذکور از سوی متقاضی، نسبت به جانمایی و تعیین متراژ متقاضیان اقدام و متعاقباً از طریق ارسال ایمیل متراژ قطعی، ابعاد غرفه و سالن مربوطه را به متقاضی اعلام خواهد کرد. شایان ذکر می باشد ستاد برگزاری با توجه به تعدد درخواست‌ها و همچنین محدودیت فضای نمایشگاهی در خصوص کاهش متراژ متقاضیان مختار می باشد. لذا پس از اعلام قطعی متراژ از سوی ستاد به هیچ عنوان امکان افزایش متراژ وجود نخواهد داشت و متقاضی پس از دریافت متراژ واقعی از سوی ستاد ضمن مراجعه به سایت نسبت به ثبت نام قطعی اقدام و ظرف مدت ۷۲ ساعت کاری، مبلغ مندرج در پیش فاکتور که از طریق سایت قابل دریافت می باشد را بایستی پرداخت نماید. بدیهی است در صورت عدم پرداخت مبلغ غرفه، فضای مذکور به سایر متقاضیان واگذار می گردد.
متقاضی پس از ثبت نام قطعی و واریز وجه براساس دستور العمل مندرج در سایت متعهد به تکمیل و ارسال مستندات لازم جهت تکمیل پروسه ثبت نام، بابت حضور قطعی در نمایشگاه می باشد و در صورت عدم ارسال مستندات لازم، ستاد برگزاری نسبت به کنسل نمودن غرفه متقاضی اقدام می نماید.
طبق قوانین و مقررات شرکت سهامی نمایشگاههای بین المللی، کلیه شرکتهایی که نمایندگی خارجی می‌باشند و یا در داخل غرفه خود تبلیغات و یا تجهیزات خارجی ارائه نمایند، مشمول غرفه ارزی خواهند بود و متعهد به ثبت نام بصورت ارزی می‌باشند. لذا خواهشمند است پس از مطالعه کامل قوانین ارزی–ریالی نسبت به درخواست خود اقدام فرمایند. شایان ذکر می باشد ستاد برگزاری از کلیه شرکت های متقاضی غرفه ریالی ضمانت های لازم به جهت رعایت حضور شرکت متقاضی به صورت ریالی را اخذ خواهد نمود.
۲- ثبت نام نهایی:تذکر مهم: مشارکت کنندگان محترم پس از اعلام ثبت نام قطعی و متراژ تایید شده از سوی ستاد برگزاری نسبت به تکمیل مدارک ذیل اقدام نمایند.
-
- ارسال مدارک ثبت نام
- زمانیکه وارد صفحه شخصی خود شدید، اولین مرحله که ارسال مدارک ثبت نام می باشد، برای شما فعال شده است. با توجه به نوع عضویت مدارک خود را ارسال نمایید.
- o در صورتیکه به صورت شخص حقیقی عضو شده اید، می بایست اسکن کارت ملی و پروانه بهره برداری و همچنین صفحه آخر فرم قوانین و مقررات را مهر و امضا کرده و ارسال نمایید.
o در صورتیکه به صورت شخص حقوقی عضو شده اید، می بایست اسکن کارت اقتصادی و پروانه بهرهبرداری و همچنین صفحه آخر فرم قوانین و مقررات را مهر و امضا کرده و ارسال نمایید.
o مهندسین مشاور و پیمانکاران میتوانند به جای پروانه بهره برداری نسبت به ارسال تصویر رتبه بندی معاونت نظارت راهبردی ریاست جمهوری (سازمان مدیریت و برنامه ریزی سابق ) اقدام نمایند.
o در صورت عدم دسترسی به کارت اقتصادی، مشارکت کنندگان می توانند اسکن گواهی ارزش افزوده و یا اظهارنامه مالیاتی که شماره اقتصادی شرکت در آن وجود دارد را ارسال نمایند.
o شرکت هایی که هیچ یک از مدارک فوق را در اختیار ندارند، میبایست با ستاد برگزاری تماس حاصل نموده و ضمن معرفی و فعالیت شرکت خود مدارک مورد نیاز ستاد را ارسال نموده تا امکان ادامه مسیر ثبت نام مهیا گردد.
- پس از ارسال مدارک از طرف شما ایمیلی مبنی بر دریافت مدارک برای شما ارسال می گردد در این مرحله میبایست منتظر تائید مدارک ارسالی از سوی ستاد برگزاری نمایشگاه ظرف مدت حداکثر دو روز کاری باشید.
- در صورتیکه مدارک شما مشکلی نداشته باشد، تائیدیه دریافت مدارک به ایمیل شما ارسال می گردد و در صورت مشکل داشتن مدارک، ایمیلی مبنی بر عدم تائید مدارک ارسال می گردد و علت عدم تایید در متن ایمیل اعلام میشود که متناسب با آن میبایست نسبت به رفع مشکل مدارک اقدام نمایید.
۳- درخواست سفارش غرفه و خدمات:
-
- پس از تائید مدارک از طرف ستاد برگزاری مرحله سفارش غرفه و خدمات فعال میگردد که در این مرحله شما می بایست نوع درخواست خود را انتخاب کرده و مراحل ثبت نام را گام به گام جلو رفته و گزینه های مربوطه را پر نمایید. در این مرحله سه نوع درخواست به شرح زیر می باشد:
- o درخواست ریالی: این نوع درخواست مربوط به شرکتهای تولیدکننده، مهندسین مشاور یا پیمانکار میباشد که دارای پروانه بهره برداری و یا گرید پیمانکاری می باشند.
o درخواست ارزی: این نوع درخواست مربوط به شرکتهای خارجی و نمایندگی های شرکتهای خارجی و یا شرکتهایی که دارای برند خارجی می باشند.
o درخواست ارزی- ریالی: این نوع درخواست مربوط به شرکتهایی می باشد که بنا به تشخیص کارشناس ستاد برگزاری هم تولیدکننده داخلی و هم نماینده شرکت خارجی می باشند و یا تولید تحت لیسانس یک برند خارجی دارند.
- شایان ذکر است مشارکت کنندگان محترم می بایست با توجه به متراژ اعلام شده از طرف ستاد نسبت به درخواست غرفه و خدمات اقدام نمایند.
- قابل توجه است با توجه به محدودیت فضای نمایشگاهی، مشارکت کنندگان نمی توانند نسبت به افزایش و یا کاهش متراژ اعلام شده از طرف ستاد اقدام نمایند. بدیهی است در صورت مغایرت متراژ درخواستی از طرف متقاضی با متراژ اعلام شده ستاد، مشارکت کننده در این مرحله باقی مانده و مسئولیت آزاد شدن غرفه با توجه به محدودیت زمانی با خود متقاضی می باشد.
- در صورتیکه نیاز به ویرایش اطلاعات غرفه درخواستی به لحاظ غرفه زمین خام و یا با تجهیزات از طرف مشارکت کنندگان باشد، می بایست از طریق درخواست ویرایش غرفه درخواست خود را ارسال کرد و پس از تائید توسط ستاد برگزاری می توانید نسبت به ویرایش غرفه خود اقدام نمایید. (توجه نمایید در صوتیکه درخواست ویرایش غرفه داده شود و از سوی ستاد تائید گردد کلیه اطلاعات مربوط به تعهدنامه ارزی –ریالی و همچنین مدارک تکمیلی حذف خواهد شد و می بایست مجددا نسبت به تکمیل موارد فوق الذکر اقدام نمایید.)
- متقاضیان میتوانند به صورت اختیاری نسبت به سفارش خدمات نمایشگاهی اقدام نمایند که این امر در مراحل ثبت نام پیش بینی شده است.
۴- واریز وجه:
- پس از تائید درخواست شما از سوی ستاد برگزاری مرحله ثبت اطلاعات پرداخت فعال شده که در این مرحله پس از پرداخت وجه باید اطلاعات فیش واریزی خود را در قسمت مربوطه وارد کرده و تصویر فیش واریزی را از قسمت مربوطه ارسال نمایید. حداکثر زمان جهت واریز وجه ۳ روز کاری از تاریخ تایید درخواست پیش ثبتنام میباشد.
۵- ارسال تعهدنامه ارزی و ریالی به همراه چک تضمین:
- پس از تائید پرداخت شما از سوی ستاد برگزاری در صورتیکه درخواست شما به صورت ریالی و یا ارزی-ریالی باشد مرحله دریافت تعهدنامه ارزی ریالی فعال می شود.
- در این مرحله می بایست فرم تعهدنامه ارزی-ریالی را دانلود کرده و پس از مطالعه و پر کردن همراه با یک فقره چک تعهدنامه ارزی-ریالی حداکثر یک هفته بعد از رزرو غرفه به آدرس ستاد برگزاری حضورا تحویل نمایید. ( شایان ذکر است مبلغ چک معادل کل ارزش ارزی غرفه با احتساب نرخ روز ارز محاسبه می گردد.)
- پس از ارسال چک تعهدنامه ارزی-ریالی مراحل ثبت نام کامل شده و ثبت نام شما قطعی می گردد.
- در مرحله بعدی می بایست نسبت به ارسال مدارک تکمیلی اقدام نمایید.
۶- ارسال مدارک تکمیلی:
مدارک تکمیلی شامل موارد زیر میباشد:
- درج اطلاعات در دایرکتوری، سی دی و سایت اختصاصی
- انجام مراحل مربوط به اخذ مجوز غرفه سازی ( مربوط به شرکت هایی که غرفه سازی دارند.)
- عنوان کتیبه غرفه ( مخصوص غرفه های با تجهیزات)
- عکس و اسامی جهت صدور کارت شناسایی مشارکت کنندگان
- تکمیل و ارسال فرم حراست
